מה עושים עם בעיה?

"כולנו חולקים את אותן בעיות"

ג'ים פארל

ארגונים מטבעם מייצרים בעיות, המפגש של האנשים עם הארגונים והמורכבות שנוצרת שם מזמינה בעיות.
אז למה חשוב לדבר על בעיות ואיך אפשר להתמודד איתם?

4 השלבים להתמודדות עם בעיה

01 להכיר בבעיה 

מי רוצה להודות שיש לו בעיה? בניהול שלו, בצוות או בארגון שבתוכו הוא עובד. באופן עקרוני אני בעד להתחיל מהדברים הטובים ובכל ארגון או צורת ניהול יש טוב. אבל לפעמים צריך לדבר בבעיות ולקרוא להם בשם. הרבה פעמים הבעיה הגדולה שיש לנו היא שאנחנו לא מודעים לכך שיש לנו בעיה. לנו, לצוות שלנו, לארגון שלנו.

חוסר המודעות לכך שיש בעיה היא הבעיה ההכי גדולה  כי אם אנחנו לא יודעים שיש בעיה איך נוכל לפתור אותה? ויותר מזה אם אין בעיה, איך נוכל לקחת אחריות על מה שבידיים שלנו ולעשות עבודה אמיתית של שיפור?

הרבה פעמים אנחנו בוחרים להתעלם מבעיות שיש לנו בארגון או בצוות או בעיות שלנו כמנהלים  מתוך מחשבה שזה יפתר לבד, עמידה מול בעיה היא לא נעימה, מביכה ויכולה לשים לנו מראה שלא תמיד נעים לנו להסתכל עליה.

העניין הוא שגם כשאנחנו לא מדברים על בעיה, היא קיימת אתם יודעים מה קורה עם בעיה שלא מדברים עליה? היא תופחת, מאבדת פרופורציה ומקבלת פרשנויות לא נכונות. בקיצור, היא רק גדלה לבעיה גדולה יותר שיום אחד תתפוצץ. 

דווקא כשמכירים  בבעיה, אפשר להבין מה המקור שלה. הרבה פעמים מגלים שהבעיה היא ממוקדת, ברורה, אולי לא כל כך גדולה כמו שחשבנו  (ואולי דווקא כן..) יש לה שם וצורה ומכאן אפשר לעשות איתה עבודה.

02 זיהוי הבעיה 

איך אפשר לזהות שיש לנו בעיה? מנהלים שנמצאים בתוך עומס של עבודה קשה הרבה פעמים מתקשים לשים לב שיש בעיה שמתהווה מתחת לפני השטח.

אז איך אפשר בכל זאת לזהות בעיה?

עצירה – התבוננות בבעיה דורשת מאיתנו עצירה. הסתכלות מלמעלה על כל התמונה ולא רק על נקודת המבט האישית שלי. זום אאוט חיצוני שלנו שמסתכל על המערכת שלנו ובודק מה עובד לנו ומה פחות.

דרך רגש שלילי – שעולה לנו  כמנהלים (סטרס, תסכול, ייאוש, כעס) או רגשות שליליים שאנחנו מזהים בתוך הצוות שלנו בארגון. כאן אנחנו צריכים לסמוך על האינטואיציה שלנו ולזהות משהו שהוא לאו דווקא נאמר לנו במפורש אלא הוא מורגש ברובד הסמוי. כמו: חוסר אנרגיה, אמביציה נמוכה, מרמור, מתח, חוסר אמון, תקשורת שלילית וכו'.

כל הרגשות האלו מצביעים על כך שיש כאן בעיה שדורשת התבוננות, העמקה שאילת שאלות ומציאת פתרונות דרך פער בין המצוי לרצוי – בעיה בהגדרה הפשוטה שלה היא פער בין הרצוי למצוי. לדוג': מטרה ניהולית או ארגונית ששמנו לעצמנו ואנחנו לא מצליחים להגיע אליה או מצב רגשי ומנטלי שאנחנו שואפים אליו (איזון, רוגע, סדר, תכנון, אסטרטגיה נכונה).

03 הגדרת הבעיה

למה כל כך חשוב להגדיר בעיה ומה יכול לעזור לנו להגדיר אותה נכון? נראה פשוט? לא בדיוק. הגדרת בעיה היא החלק הכי מורכב במשוואה.  הבעיה האמיתית  היא הרבה פעמים אחרת ממה שנגדיר לעצמנו באינסטינקט הראשוני.

והנה דוגמא: פונים אלי בבעיה – הצוות שלנו לא נותן שירות טוב ללקוחות. מה הפתרון שהייתם מציעים? בלי להעמיק יותר מידי מן הסתם הפתרון היה סדנת שירות לקוחות/ מכירות או משהו בסגנון הזה. בתהליך מעמיק יותר נוכל להבין האם זו אכן הבעיה והאם הפתרון הנ"ל הוא הפתרון הנכון. איך עושים את זה? הנה מודל פשוט וקל להגיע לשורש הבעיה 🎯

קבלו את ה5 why 

בכל שלב אתם שואלים למה ובסוף התהליך, בדרך כלל תגיעו לשורש הבעיה:

1. הצוות שלנו לא נותן שירות טוב ללקוחות  למה הוא לא נותן שירות טוב?
2. כי אין לצוות מוטיבציה למה אין לו מוטיבציה?
3. כי הצוות לא מרגיש שמישהו רואה ומעריך את העבודה שלהם למה הם מרגישים ככה?
4. כי המנהל הישיר לא נותן הערכה למה הוא לא נותן הערכה?
5. כי הוא  ממוקד במשימות, הוא לא רואה בזה חשיבות ולא מודע אפילו לזה שהעובדים מצפים להערכה. למה?
כאן נדרש תהליך ברור מול המנהל.

אם נעמיק עוד יותר נגלה עוד סיבות וכמובן שכאן לא נגמר תהליך הבירור.

אבל כבר ראינו שהבעיה היא לא מה ששמענו בהתחלה וממילא הפתרון כאן יהיה פתרון אחר ולא מה שהיינו מציעים במבט ראשון או לפחות סדר הפתרונות היה שונה.

04 פתרון בעיות 

איך פותרים בעיה ומה חשוב להביא אתכם כשאתם נגשים לפתור אותה? אז אחרי שהבנו שיש בעיה, זיהינו אותה והצלחנו להגדיר אותה בצורה הנכונה הגיע הזמן לפעול, כי בעיות אפשר לתקן.

כשנגשים לפתור בעיה, נקודת ההנחה הראשונית צריכה להיות ש"לא נוכל לפתור את הבעיה באותה הדרך שיצרנו אותה" (איינשטיין) ולכן לרוב, בעיות לא פותרים לבד  אלא בחשיבה משותפת שמאפשרת נקודת מבט חיצונית וחדשה על הבעיה.

מה אתם צריכים להביא אתכם כשאתם נגשים לפתור בעיה? ראש פתוח (ולא התקבעות מראש על הפתרון שהחלטתם), מוכנות ללמידה ושינוי, ענווה והכי חשוב- אמונה ביכולת שלכם ושל הצוות שלכם לפתור את הבעיה.
איך עושים את זה? איש מקצוע – נעזרים באיש מקצוע שיאפשר לכם לראות את אתמונה מנקודת מבט נוספת.

הצוות שלכם – חשיבה משותפת עם הצוות שלכם בארגון – פתרונות שמגיעים מהשטח ומהצוות שלכם הם הפתרונות הטובים ביותר. הם יהיו מדויקים יותר כי הם מגיעים מהשטח הם יאפשרו סיעור מוחות וחשיבה שמביאה זוויות חשיבה שונות ומגוונות והם יבטיחו לכם התגייסות מלאה של העובדים, כי הם אלו שיציעו ויניעו את הפתרונות.
ועוד משהו חשוב- לא תמיד הפתרון שתגיעו אליו הוא הנכון. לפעמים ניסוי ותעיה הוא חלק מפתרון הבעיה. אז- לכו תעשו עבודה עם הבעיה שלכם.